Metodología · Procesos
Ordenamos cómo funciona su negocio.
Una empresa organizada necesita procesos claros, responsables definidos, reglas de operación y mecanismos de control que permitan trabajar, supervisar y crecer.
Señales de alerta
¿Su negocio funciona gracias a sus procesos o gracias al esfuerzo de algunas personas?
Cuando el trabajo no está ordenado, aparecen síntomas que se repiten en empresas de todos los rubros.
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Información dispersa
Datos en WhatsApp, cuadernos, planillas y en la memoria de cada persona.
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Todo depende de alguien
Si una persona clave falta, el trabajo se detiene.
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Tareas que se hacen dos veces
Se repiten llamadas, documentos y revisiones por falta de coordinación.
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Nadie sabe en qué va cada caso
Para conocer el estado de un trabajo hay que preguntar.
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Errores que se repiten
Los mismos problemas vuelven porque no hay controles definidos.
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Difícil delegar y crecer
Sumar clientes o personas aumenta el desorden en vez de los resultados.
Estos síntomas no se resuelven trabajando más, sino definiendo cómo se trabaja.
Anatomía de un proceso
Todo proceso bien definido tiene ocho componentes.
Un proceso no es solo una lista de pasos. Es un acuerdo sobre qué lo inicia, quién hace cada cosa, con qué reglas, cómo se controla y qué resultado debe entregar.
Entrada
Lo que inicia el proceso: una solicitud, un pedido, un reclamo.
Actividades
Los pasos que se realizan, en orden.
Responsables
Quién ejecuta, quién aprueba y quién debe estar informado.
Salida
El resultado concreto: una cotización, una orden de trabajo, una entrega.
Reglas
Las condiciones que deben cumplirse para avanzar.
Estados
En qué punto está cada caso, en todo momento.
Controles
Las revisiones y aprobaciones que evitan errores.
Indicadores
Las medidas que muestran si el proceso funciona.
Cómo trabajamos
Cómo estructuramos sus procesos.
Partimos de cómo se trabaja hoy, no de un modelo teórico. El objetivo es un proceso que su equipo entienda, aplique y pueda mejorar.
Levantamiento
Observamos y conversamos con el equipo para entender cómo se trabaja hoy.
Análisis
Identificamos dónde se pierde tiempo, información o calidad.
Diseño del proceso objetivo
Definimos actividades, responsables, reglas, estados y controles.
Documentación y capacitación
Procedimientos, plantillas y formación para que el equipo lo aplique.
Control y mejora
Medimos con indicadores y ajustamos el proceso en el tiempo.
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CCP Desarrollo de Negocios
Levantamiento, diseño de procesos y acompañamiento.
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CCP Centro de Capacitación
Formación de los equipos para aplicar los nuevos procesos.
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CCP Administración y Asesorías
Procedimientos administrativos, controles y reportes.
Caso ilustrativo
De la solicitud a la orden de trabajo.
La misma empresa constructora hipotética que presentamos en Estrategia ordena su proceso principal: quién hace qué, en qué orden, con qué reglas y cómo se sabe en qué punto está cada solicitud.
Ejemplo hipotético. Preparado para explicar la metodología. No corresponde a un cliente ni a un proyecto ejecutado por Grupo CCP.
Entrada Solicitud de un cliente: por el sitio web, por teléfono, por WhatsApp o por recomendación.
Salida Orden de trabajo emitida, con equipo y materiales definidos.
Actividades por responsable
- 1 Recibir y registrar la solicitud Ventas
- 2 Asignar un responsable Supervisión y gerencia
- 3 Agendar la visita técnica Ventas
- 4 Visitar, medir y fotografiar Técnico
- 5 Elaborar el informe técnico Técnico
- 6 Calcular materiales y costos Administración
- 7 Preparar la cotización Ventas
- 8 Revisar y aprobar la cotización Supervisión y gerencia
- 9 Enviar y hacer seguimiento Ventas
- 10 Emitir la orden de trabajo Supervisión y gerencia
Estados de cada solicitud
- Nueva
- Asignada
- Visita agendada
- Visita realizada
- Informe en revisión
- En cotización
- Cotización enviada
- En negociación
- Aceptada o rechazada
- Orden de trabajo emitida
Reglas
- No se prepara una cotización sin visita técnica registrada.
- Cada solicitud tiene un responsable desde su ingreso.
- Las cotizaciones sobre el monto o margen que defina la empresa requieren aprobación de gerencia.
- La orden de trabajo se emite solo con la cotización aceptada.
Controles
- Supervisión revisa el informe técnico.
- Gerencia aprueba las cotizaciones que lo requieren.
- Administración verifica materiales antes de emitir la orden.
Indicadores
- Tiempo de respuesta a solicitudes.
- Tasa de aceptación de cotizaciones.
- Solicitudes sin seguimiento.
- Motivos de rechazo.
En Tecnología veremos cómo un sistema integrado ejecuta y registra este mismo proceso.
La misma forma de ordenar procesos se aplica en minimarkets, comercios, distribuidoras, empresas de servicios y otras pymes.
Entregables al cliente
Lo que usted recibe.
- Mapa de procesos del negocio
- Fichas de los procesos prioritarios
- Diagramas de flujo por responsable
- Matriz de responsabilidades
- Catálogo de estados y reglas
- Procedimientos, plantillas y listas de control
- Indicadores por proceso
- Plan de capacitación y puesta en marcha
Los entregables dependen del alcance contratado.
Con procesos claros, una empresa mejora sus posibilidades de:
- Depender menos de personas clave
- Reducir reprocesos y errores
- Responder con mayor rapidez
- Delegar y supervisar con claridad
- Incorporar personas con menos esfuerzo
- Prepararse para digitalizar su operación
No prometemos cifras: medimos los resultados con indicadores acordados con cada empresa.
Diagnóstico empresarial
Ordenemos cómo funciona su negocio.
Puede comenzar con un diagnóstico y el ordenamiento de un proceso prioritario, e incorporar otros a medida que su empresa crece. Escríbanos para coordinar una conversación inicial.
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